Insectenplein

Om van het Insectenplein een groot succes te maken vragen wij aan alle deelnemers aan het Insectenplein zich aan een aantal basisregels te houden die er voor zorgen dat dit evenement voor iedereen een unieke en vooral gedenkwaardige ervaring gaat worden.

1. Algemeen

• De algemene regels van de Vivarium organisatie gelden uiteraard ook voor het Insectenplein. Zie hiervoor deze link: Reglement Vivarium.
• De regels hieronder gelden specifiek voor het Insectenplein en bij inschrijving voor een plek op het Insectenplein ga je hiermee akkoord.
• Levende dieren meenemen is een absolute must. Natuurlijk kan het gebeuren dat jouw dieren intussen zijn overleden of nog niet zijn uitgekomen vóór de beurs, maar neem dan even contact op met de organisatoren van het Insectenplein zodat we naar een oplossing kunnen zoeken.

2. Tafels

• De tafels zijn ongeveer 2 meter lang en kosten inclusief stroom voor 2 dagen € 65.
• Achter een tafel kunnen maximaal twee personen staan.
• Vanuit de Vivarium organisatie wordt per tafel slechts één gratis entree gegeven.
• De organisatoren van het Insectenplein zorgen ervoor dat de bestelde tafels (eventueel met stoelen) aanwezig zijn op een door de organisatoren van het Insectenplein te bepalen plaats op het Insectenplein. Dit vanwege het feit dat de puzzel om alle tafelhouders een plek te geven al ingewikkeld genoeg is.
• Het is niet toegestaan zelf wijzigingen aan te brengen in de plaatsing van jouw tafel(s).

3. Inschrijvingen, betalingen en eventuele annuleringen

• Bij inschrijving via het inschrijvingsformulier voor het Insectenplein geef je aan hoeveel tafels je wilt hebben en wat je gaat laten zien/aanbieden.
• Als jouw inschrijving binnen is beslissen de organisatoren van het Insectenplein op basis van die informatie (en als je eerder op het Insectenplein hebt gestaan onze indruk van jouw stand) of jouw stand een waardevolle toevoeging is voor het Insectenplein. Wegens beperkte ruimte en grote belangstelling kunnen we niet iedere inschrijving altijd een plek geven.
• Als jouw inschrijving positief beoordeeld is krijg je kort daarop een betaalverzoek voor de tafel(s) via een email. We hanteren een betalingstermijn van maximaal twee weken. In overleg met de organisatoren van het Insectenplein kan de termijn verlengd worden. Als de betalingstermijn van twee weken verstreken is zonder dat jouw betaling ontvangen is zullen wij jouw inschrijving annuleren om andere deelnemers een kans te geven.
• Pas als de bij de inschrijving gevraagde tafels betaald zijn is de reservering definitief en zullen de gereserveerde tafels klaar staan op het Insectenplein.
• Tafels worden toegewezen op basis van volgorde van betalen. Als alle beschikbare tafels betaald zijn zullen de resterende openstaande inschrijvingen die nog niet betaald zijn op de wachtlijst geplaatst worden.
• Annuleringen door de deelnemers dienen altijd via email gedaan te worden aan de organisatoren van het Insectenplein.
• Bij annulering door jou als deelnemer binnen de termijn van 12 weken voor aanvang van de beurs zal er geen restitutie plaatsvinden en ben je het volledige bedrag verschuldigd.
• Indien je, zonder opgaaf van reden, niet komt opdagen op het evenement zal je voor volgende edities niet meer uitgenodigd worden voor een plek op het Insectenplein.

4. Opbouw en afbouw stands

• Op vrijdag voor het beursweekend is van ongeveer 12.00 tot 22.00 uur de mogelijkheid om jouw stand in alle rust alvast op te bouwen. De organisatoren van het Insectenplein zullen rond 12:00 op vrijdag de tafels klaargezet hebben. Als de timing van belang is op vrijdag, neem dan contact op met de organisatoren van het Insectenplein om te zorgen dat dit goed afgestemd wordt.
• Je kan ook op zaterdag, de eerste dag van de beurs, opbouwen van 08.00 tot uiterlijk 09.30 uur.
• Zorg dat je tijdig aanwezig bent en dat op zaterdag uiterlijk om 09:30 uur jouw stand klaar is.
• Op zondag kunnen de stands vanaf 17:00 afgebroken worden. Het Insectenplein moet schoon opgeleverd worden. Zorg dat je ieder geval jouw tafel(s) opgeklapt achterlaat en stofzuig de vloer rondom jouw stand. Help de anderen tot het gehele Insectenplein weer leeg en schoon is.